Términos y Condiciones de Uso

Vikasoft SAS

Versión 1.0 · Vigente desde el 30 de julio de 2026 · Última actualización 30 de julio de 2026

1. Quiénes somos y qué regula este documento

Vikasoft SAS, identificada con NIT 901.145.445-5, domiciliada en Bogotá, Colombia, pone a disposición de sus clientes una plataforma de historia clínica electrónica y de gestión asistencial (la "Plataforma").

Estos Términos regulan el acceso y uso de la Plataforma por parte de las personas naturales que ingresan a ella con una cuenta (el "Usuario"). Las condiciones comerciales —alcance, precio, vigencia y niveles de servicio— se pactan en el contrato suscrito con la institución o el profesional que contrata el servicio (el "Cliente"). En caso de contradicción, prevalece el contrato suscrito.

2. Aceptación

Para activar su cuenta, el Usuario debe aceptar estos Términos de forma expresa. La aceptación se registra con fecha, versión del documento y datos técnicos de la conexión. Si el Usuario no acepta, no podrá acceder a la Plataforma.

La aceptación de estos Términos es independiente de la autorización para el tratamiento de datos personales, que se solicita por separado y se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. Cuentas y credenciales

3.1
Las cuentas se crean a solicitud del Cliente y se activan mediante una invitación enviada al correo registrado del Usuario, quien crea su propia contraseña. Vikasoft no asigna, no conoce y no conserva las contraseñas de los Usuarios.
3.2
Las credenciales son personales e intransferibles. El Usuario es responsable de su custodia y de toda actividad realizada con ellas.
3.3
Los registros efectuados en la Plataforma quedan atribuidos al Usuario con cuya cuenta se ingresó. Compartir credenciales compromete la integridad y el valor probatorio de la historia clínica, y está prohibido.
3.4
El Usuario debe informar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta o pérdida de sus credenciales.
3.5
El Cliente es responsable de solicitar oportunamente la desactivación de los Usuarios que dejen de requerir acceso.

4. Uso permitido

El Usuario se obliga a utilizar la Plataforma conforme a la ley, a estos Términos y a las instrucciones del Cliente. En particular, se abstendrá de:

El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a la suspensión de la cuenta y a las acciones legales que correspondan.

5. Naturaleza del servicio y responsabilidad clínica

Vikasoft es un proveedor de tecnología y no presta servicios de salud. La Plataforma es una herramienta de registro y gestión de información: no diagnostica, no prescribe, no emite conceptos clínicos y no sustituye en ningún caso el juicio profesional de quien la utiliza.

La veracidad, exactitud, pertinencia y oportunidad de la información clínica registrada son responsabilidad exclusiva del profesional que la registra y del Cliente. Vikasoft no revisa, valida ni audita el contenido clínico.

Las alertas, validaciones, catálogos y ayudas que la Plataforma pueda ofrecer son apoyos informativos que no relevan al profesional de verificar la información antes de tomar decisiones asistenciales.

El cumplimiento de las obligaciones asistenciales, de habilitación, de reporte y de conservación de la historia clínica corresponde al Cliente. Vikasoft provee las funcionalidades para facilitarlo, sin asumir esas obligaciones en su nombre.

6. Datos personales

Respecto de los datos de los pacientes, el Cliente es el Responsable del Tratamiento y Vikasoft actúa como Encargada, en los términos del anexo de tratamiento y transmisión de datos personales suscrito con el Cliente.

Respecto de los datos personales del Usuario como titular de una cuenta, Vikasoft es Responsable y aplica su Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en /legal/politica-datos-v1.0.html.

7. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

Vikasoft realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua. El servicio puede interrumpirse por mantenimientos programados, que se informarán con antelación razonable, y por mantenimientos correctivos urgentes o causas ajenas a Vikasoft, como fallas de proveedores de infraestructura, de conectividad o eventos de fuerza mayor.

Los niveles de servicio, canales y tiempos de respuesta de soporte se rigen por lo pactado en el contrato con el Cliente.

8. Acceso técnico de soporte

Para el mantenimiento de la Plataforma y la atención de incidentes, personal autorizado de Vikasoft mantiene acceso técnico a la infraestructura donde se aloja la información. Ese acceso se limita al personal vinculado por compromiso escrito de confidencialidad, se emplea únicamente por motivos técnicos, se registra en una bitácora interna y no se utiliza para consultar información clínica salvo cuando resulte indispensable para resolver un incidente concreto.

9. Propiedad intelectual

La Plataforma, su código, diseño, interfaces, documentación, marcas y demás elementos son de propiedad de Vikasoft o de sus licenciantes. El contrato con el Cliente otorga un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible, durante su vigencia y para las finalidades allí previstas. No se transfiere ningún derecho de propiedad intelectual.

La información clínica y administrativa registrada por el Cliente es de su propiedad. Vikasoft no adquiere derechos sobre ella y solo la trata conforme a las instrucciones recibidas.

Vikasoft podrá utilizar información estadística agregada y anonimizada de forma irreversible, que no permita identificar a ninguna persona ni a ningún Cliente, con fines de mejora y diagnóstico técnico del servicio.

10. Confidencialidad

Vikasoft y su personal mantienen estricta reserva sobre la información a la que acceden con ocasión de la prestación del servicio. Esta obligación subsiste de manera indefinida, incluso después de terminada la relación contractual. La historia clínica está sometida a reserva legal.

11. Suspensión y terminación

Vikasoft podrá suspender el acceso de un Usuario cuando existan indicios razonables de uso indebido de la Plataforma, riesgo para la seguridad de la información o incumplimiento grave de estos Términos, informando al Cliente. La suspensión se levantará una vez superada la causa que la originó.

La terminación de la relación comercial se rige por el contrato suscrito con el Cliente.

12. Portabilidad de la información al terminar

Terminado el contrato, Vikasoft pondrá a disposición del Cliente la totalidad de la información en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica que permita su portabilidad, incluida la historia clínica en las condiciones de interoperabilidad exigidas por la normativa vigente, dentro de los plazos pactados. Verificada la entrega, la información se suprimirá de forma segura y se expedirá certificación escrita de supresión.

13. Limitación de responsabilidad

Vikasoft responde por el incumplimiento de sus obligaciones conforme a la ley y al contrato suscrito con el Cliente, con los límites allí pactados. No responde por decisiones clínicas ni por la información registrada por los Usuarios, ni por interrupciones atribuibles a terceros proveedores de infraestructura, a fallas de conectividad del Cliente o a eventos de fuerza mayor.

Ninguna limitación aplica en casos de dolo, culpa grave o incumplimiento del deber de confidencialidad.

14. Cambios en la Plataforma y en estos Términos

Vikasoft podrá modificar, actualizar o descontinuar funcionalidades de la Plataforma para mejorar el servicio o cumplir cambios normativos, informando con antelación razonable los cambios relevantes. Las direcciones de acceso pueden cambiar con motivo de actualizaciones mayores; en tal caso se informará con antelación y se acompañará la transición.

Estos Términos pueden modificarse. Los cambios sustanciales se comunicarán con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles y se solicitará al Usuario aceptar la versión nueva al ingresar. Las versiones anteriores permanecerán accesibles en nuestro sitio web.

15. Ley aplicable y controversias

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Las controversias se resolverán conforme al mecanismo previsto en el contrato suscrito con el Cliente y, en su defecto, ante los jueces competentes de la República de Colombia.

16. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos, escríbanos a info@vikasoft.net.