Política de Tratamiento de Datos Personales

Vikasoft SAS

Versión 1.0 · Vigente desde 30 de julio de 2026 · Última actualización 30 de julio de 2026

1. Quiénes somos

Vikasoft SAS (en adelante, "Vikasoft" o "nosotros") es una sociedad colombiana identificada con NIT 901.145.445-5, domiciliada en Bogotá, Colombia. Desarrollamos y operamos software para el sector salud, incluida una plataforma de historia clínica electrónica que prestamos como servicio a instituciones prestadoras de servicios de salud y a profesionales independientes.

Esta política describe cómo tratamos los datos personales de los que somos Responsables, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen o complementen.

2. A quiénes aplica esta política

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales de:

• Usuarios de nuestras plataformas: profesionales de la salud y personal administrativo que acceden al software con una cuenta.
• Clientes y contactos comerciales: personas de contacto de las instituciones y profesionales que contratan nuestros servicios.
• Personas interesadas: quienes solicitan información, una demostración o una cotización por cualquier canal.
• Visitantes de nuestro sitio web.
• Proveedores y contratistas.
• Candidatos en procesos de selección y personal vinculado.

3. Un punto importante: los datos de los pacientes

Los datos de los pacientes atendidos por nuestros clientes no se rigen por esta política. Respecto de esa información, Vikasoft actúa como Encargada del Tratamiento: la tratamos por cuenta y bajo las instrucciones de cada institución o profesional, quien conserva la calidad de Responsable.

En consecuencia, si usted es paciente y desea conocer, actualizar, rectificar o suprimir su información, o solicitar copia de su historia clínica, debe dirigirse a la institución o al profesional de la salud que lo atendió. Si nos escribe directamente, trasladaremos su solicitud a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informaremos de ese traslado.

Vikasoft no utiliza la información clínica de los pacientes para finalidades propias, no la cede a terceros, no la cruza entre distintos clientes y no la emplea para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Definiciones

Autorización:

consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos:

conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal:

cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible:

aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos de salud, la vida sexual, los datos biométricos, el origen étnico, las convicciones religiosas o políticas y la pertenencia a sindicatos.

Encargado del Tratamiento:

quien trata datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento:

quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento de los datos.

Titular:

persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento:

cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia:

envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable.

Transmisión:

tratamiento que implica comunicar datos personales para que un Encargado los trate por cuenta del Responsable.

5. Principios

Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Qué datos recolectamos y para qué

6.1 Usuarios de nuestras plataformas

Recolectamos nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, cargo o rol, y cuando corresponde el registro profesional y la especialidad. Registramos además datos técnicos de uso: identificador de usuario, dirección IP, fecha y hora de acceso y operaciones realizadas.

Los usamos para:

• Crear, administrar y autenticar su cuenta.
• Asignar los roles y permisos que indique el cliente que lo autorizó.
• Mantener registros de auditoría de acceso y actividad, necesarios por seguridad y exigidos por la normativa aplicable a la historia clínica.
• Identificar al profesional que elabora cada registro clínico, de modo que la historia clínica sea atribuible a su autor.
• Prestarle soporte técnico y responder sus solicitudes.
• Enviarle comunicaciones operativas: mantenimientos, incidentes, actualizaciones y cambios de versión.
• Enviarle información sobre novedades y capacitaciones, cuando lo haya autorizado de forma separada.

6.2 Clientes y contactos comerciales

Recolectamos datos de identificación y contacto de las personas designadas por nuestros clientes. Los usamos para gestionar la relación contractual, facturar y recaudar, prestar soporte y acompañamiento, realizar capacitaciones, enviar comunicaciones de servicio y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6.3 Personas interesadas y visitantes del sitio

Recolectamos los datos que usted nos suministre al solicitar información, una demostración o una cotización. Los usamos para atender su solicitud y adelantar el proceso comercial derivado de ella. En nuestro sitio web podemos recolectar datos técnicos de navegación con fines estadísticos y de seguridad.

6.4 Proveedores, contratistas y candidatos

Tratamos datos de identificación, contacto, tributarios y de idoneidad para gestionar la relación contractual, verificar capacidad conforme a nuestras políticas de contratación, adelantar procesos de selección y cumplir obligaciones legales, laborales y de seguridad social. Conservamos hojas de vida de candidatos no seleccionados únicamente cuando el titular lo autoriza.

No utilizaremos sus datos personales para finalidades distintas de las señaladas sin obtener previamente una nueva autorización.

7. Datos sensibles y datos de menores

Como Responsables no recolectamos datos sensibles, salvo cuando resulte estrictamente necesario y medie autorización explícita. En tal caso le informaremos que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas correspondientes.

Como Responsables no recolectamos datos de menores de edad. Los datos de pacientes menores contenidos en nuestras plataformas se tratan por cuenta del Responsable respectivo, atendiendo el interés superior del menor conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Cómo obtenemos su autorización

Obtenemos su autorización por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgó, y conservamos prueba de ella.

Si usted es usuario de nuestras plataformas, su autorización se recoge al activar su cuenta, mediante casillas de aceptación independientes que usted marca de forma expresa. Registramos la fecha, la versión del documento aceptado y los datos técnicos de la conexión. Puede consultar en cualquier momento, desde la configuración de su cuenta, qué aceptó y cuándo.

Las autorizaciones opcionales, como el envío de información comercial, se solicitan por separado y su negativa no afecta la prestación del servicio.

No requerimos autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, la solicitada por orden judicial, los datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria y el tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

9. Sus derechos

Como Titular usted tiene derecho a:

a)

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b)

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.

c)

Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a sus datos.

d)

Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

e)

Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

f)

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

10. Cómo ejercer sus derechos

10.1 Canales

• Correo electrónico: info@vikasoft.net
• Teléfonos: +57 317 854 0034 · +57 315 869 0735

Indique su nombre, documento de identidad, la descripción de su solicitud y los datos de contacto para la respuesta.

10.2 Consultas

Las atendemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuere posible, le informaremos los motivos y la fecha en que la atenderemos, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3 Reclamos

a)

Si el reclamo está incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane. Si transcurrido un (1) mes no recibimos respuesta, se entenderá desistido.

b)

Si no somos competentes, daremos traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos.

c)

Recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que sea decidido.

d)

El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.4 Requisito de procedibilidad

Solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

11. Con quién compartimos sus datos

Para operar nuestros servicios nos apoyamos en proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento, con quienes suscribimos los contratos exigidos por la normativa y a quienes exigimos medidas de seguridad y confidencialidad no inferiores a las propias:

También podremos compartir sus datos con autoridades judiciales o administrativas competentes cuando lo requieran en ejercicio de sus funciones. No vendemos, arrendamos ni compartimos sus datos personales con terceros para fines publicitarios.

12. Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores están ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento puede implicar transmisiones internacionales de datos personales, sujetas al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los contratos de transmisión correspondientes. Informaremos cualquier cambio relevante en la ubicación del alojamiento de la información.

13. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

• Cifrado de la información en tránsito y en reposo.
• Control de acceso basado en roles, con aplicación del principio de mínimo privilegio.
• Aislamiento efectivo de la información entre los distintos clientes de la plataforma.
• Creación de cuentas mediante invitación al correo registrado, de modo que la contraseña la crea su propio titular. No conocemos ni conservamos las contraseñas de los usuarios.
• Registros de auditoría de accesos y operaciones.
• Restricción de acceso a la información clínica: las cuentas administrativas de la aplicación no permiten consultar historias clínicas.
• Segundo factor de autenticación en las cuentas de administración de infraestructura.
• Acceso técnico a bases de datos limitado al personal autorizado, vinculado por compromiso escrito de confidencialidad y registrado en una bitácora interna.
• Copias de respaldo cifradas y procedimientos probados de recuperación.
• Gestión de vulnerabilidades y aplicación oportuna de parches de seguridad.
• Capacitación periódica del personal en protección de datos personales.

Ninguna medida de seguridad ofrece una garantía absoluta. Nos comprometemos a atender diligentemente los incidentes que se presenten, a notificarlos a las autoridades y a los titulares cuando la ley lo exija, y a adoptar las medidas correctivas correspondientes.

14. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos sus datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y, en todo caso, durante los términos exigidos por las normas contables, tributarias, laborales y comerciales aplicables. Vencidos esos términos, los suprimimos de forma segura o los anonimizamos de manera irreversible.

Los registros de auditoría de acceso y modificación de la historia clínica se conservan durante el mismo término de conservación de la historia clínica a la que se refieren.
Los registros técnicos de operación de la plataforma —trazas de aplicación, errores e incidencias, que no contienen información clínica— se conservan por noventa (90) días.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio se realiza en la medida en que resultemos obligados conforme al Decreto 090 de 2018 y a las normas que lo modifiquen, atendiendo al umbral de activos totales allí previsto. Revisamos anualmente si nos asiste dicha obligación.

16. Vigencia y cambios

La presente política, versión 1.0, rige desde el 30 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras desarrollemos nuestro objeto social. Las bases de datos se mantendrán vigentes por los términos indicados en el numeral 14.

Podemos modificarla en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles a su entrada en vigencia, y a los usuarios de nuestras plataformas se les solicitará aceptar la versión nueva al ingresar. Las versiones anteriores permanecerán accesibles en nuestro sitio web.

17. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales, escríbanos a info@vikasoft.net. Atenderemos su solicitud en los términos indicados en el numeral 10.